Técnicas para gestão de tempo

Ladmir Carvalho, Presidente e Fundador da Alterdata Software e da Tech4Me | Palestrante Nacional e Internacional | 💡 + 500 palestras realizadas

Gerir bem o tempo pessoal é peça fundamental em nossa carreira, permitindo-nos fazer mais coisas importantes e com isso ter melhores resultados.

Nem todos, porém, administram bem o seu tempo no lado profissional e muito menos no pessoal, até porque a percepção do tempo é relativa segundo Albert Einstein: “Quando pomos a mão em um fogão aceso por um minuto, parece uma hora, e quando estamos sentados ao lado de uma linda rapariga por uma hora, parece um minuto”.

O tempo é “invisível”, “insubstituível”, “Consumido logo que recebemos”, “Não é possível de não se utilizar”, “Não passível de compra, aluguel, fabricação ou reciclagem”. Enfim, é algo que precisamos saber gerir gostemos ou não, o que fica bem claro na definição de Peter Drucker: “O tempo é o recurso mais escasso e, a não ser que seja gerido, nada mais poderá ser gerido…”.

Normalmente, as pessoas que são top de linha em suas respectivas carreiras são profissionais que parecem ter mais de 24 horas em seus relógios, que dão a sensação que fazem coisas além do normal, que se envolvem em mais coisas que um ser humano convencional, porém o que, simplesmente, acontece é que estas pessoas têm uma disciplina maior com a gestão do que farão, por ordem de prioridades, visto que possuem algo importante para a gestão do tempo: sabem DIZER NÃO para coisas que consomem minutos preciosos, sabem priorizar até mesmo a hora de não fazerem nada, de divertirem-se, de relacionarem-se em negócio ou lazer.

É importante observar que, dentro das empresas, existem pessoas prolixas, que levam 30 minutos para falar coisas que outras levam 5 minutos, o que atrapalha o trabalho desta pessoa, mas também atrapalhará o seu; sendo assim, dê foco para estas pessoas, vá direto ao ponto, não perca tempo com rodeios.

Estas pessoas entendem que “a distribuição do tempo varia em função do tempo disponível e não do tempo necessário”.

Um dos elementos a que precisamos ficar atentos, continuamente, são os ladrões do tempo, pequenos eventos que acontecem diariamente que nos tiram do foco do trabalho, como mensagens instantâneas, barulhos, telefonemas inesperados, colega ao lado, enfim, elementos que nos distraem no dia a dia.

Não acho que as pessoas tenham que ser um robô que não vê nada ao seu redor, até porque o bom profissional está atento ao ambiente em que está inserido, e é exatamente aí que está uma das grandes virtudes das pessoas que administram bem o que devem fazer, pois a linha é muito tênue entre estar observando o ambiente e estar SOMENTE observando o ambiente.

Quando você está “somente” observando o ambiente, não está fazendo as suas coisas que precisam ser feitas, está prestando mais atenção no todo do que na parte que lhe compete.

O contrassenso é quando você está apenas fazendo a sua parte, sendo assim um bom tarefeiro, mas não está vendo o ambiente mudar, o que pode ser péssimo para a carreira.

Desta forma, é importante aprender a ser excelente executor do que precisa ser feito, e deve dizer NÃO para tudo o que observar que está tomando o seu tempo sem propósito.

Por exemplo, se está executando uma tarefa muito importante e dois colegas que sentam ao seu lado lhe colocam numa conversa que estão tendo, dá para você notar em segundos se o tema é relevante; caso não seja, deve dizer, claramente, que precisa retornar ao que estava fazendo, desperdiçando assim muito pouco tempo.

Outro consumidor forte de tempo são as reuniões. Muitas pessoas não sabem preparar e coordenar reuniões, tornando este momento demorado e improdutivo. É importante se ter uma pauta clara e objetiva, mas mais importante ainda é ter um horário para começar e acabar, sendo seguidos rigorosamente.

Um outro consumidor de tempo relevante são os subordinados que não possuem autoridade ou coragem para tomar decisões. Em grande parte das vezes o problema está no líder que não se sente confortável em delegar uma tarefa por insegurança ou autoestima, sendo assim muito importante entender o que se pode delegar com segurança para que o tempo seja distribuído entre mais de uma pessoa.

Já tratei deste tópico de delegação em artigo que está publicado no Facebook (https://www.facebook.com/ladmir.carvalho).

Como Diretor e Fundador da Alterdata Software, uma empresa que possui mais de 1.000 funcionários (atualmente, mais de 2.000), tendo mais de 100 gerentes e supervisores, preciso estar atento, continuamente, ao fato de que estes líderes saibam usar o seu tempo de forma inteligente, e por isso observo e estudo bastante sobre o assunto, o que me leva a concluir que um dos maiores problemas da má gestão do tempo é empurrar as coisas que não gostamos de fazer para frente.

Isso acontece com todos os seres humanos: nem tudo o que temos que fazer é o que gostamos de fazer, e aí começa um grande problema, pois se temos uma lista de tarefas para o dia, semana ou mês, a tendência natural é irmos executando o mais legal, bacana, que dominamos mais, em que brilhamos mais, que nos torna mais reconhecidos, jogando para o final da execução o que não gostamos, o que está fora de nossa zona de conforto.

Então, uma dica muito importante é você ter a sua lista de tarefas classificada pelo que precisa ser feito, independente de gostar ou não. Coloque em ordem numérica, e na medida que vá executando, observe se está deixando para trás coisas que grande importância.

Isso o fará refletir o quanto está perdendo o foco no que, realmente, precisa ser feito. Isso o ajudará até mesmo a pedir apoio aos outros para executar algo extremamente relevante.

Não jogue para frente o que estiver com grande prioridade, defina as prioridades por dia, semana e mês, para com isso saber o que obrigatoriamente tem que ser feito no dia de hoje. Lembre-se que ao deixar algo importante para amanhã, esta coisa se tornará urgente nos próximos dias e com isso complicará o seu tempo no futuro.

Procrastinar uma coisa que precisa ser feita traz problemas, o que fica claro pela própria definição de Procrastinação na enciclopédia Wikipedia: “Procrastinação é o diferimento ou adiamento de uma ação. Para a pessoa que está procrastinando, isso resulta em estresse, sensação de culpa, perda de produtividade e vergonha em relação aos outros, por não cumprir com suas responsabilidades e compromissos.”

Um elemento importante que deve ser compreendido é quando enganamos a nós mesmos com justificativas sem sentido, como acontece quando dizemos: “Não iniciarei isso sem ter todas as informações”, apesar de raras vezes esta afirmação ter sentido, na grande maioria dos casos trata-se apenas de uma forma de empurrar a coisa para o amanhã por perfeccionismo, sem observar que o ótimo é inimigo do bom, sem se tocar que o todo é feito de várias partes, sem controlar que tudo tem um começo, meio e fim.

Conheço pessoas que se acham tão boas em algo que nunca se julgam prontas para começar e concluir algo, isso é grave demais na carreira por não usarem o tempo para as coisas que precisam ser feitas.

Como o processo de gestão do tempo tem a ver com disciplina, crie o hábito de analisar no final do dia a sua lista de tarefas executadas, analise o que fez, mas mais importante ainda é analisar o que não fez – com isso entenderá, rapidamente, quais foram as coisas que tiraram o seu foco e consumiram o seu tempo.

A cada dia que fizer estas reflexões estará criando um mecanismo mental para se proteger dos ladrões do tempo. Lembre-se que o ser humano é formado, principalmente, do que está no seu subconsciente, e este lado do cérebro precisa ser condicionado com o que queremos.

Entender claramente, todos os dias, o que está consumindo o nosso tempo, fará com que no próximo dia a sua gestão melhore. A grande maioria das pessoas, simplesmente, passam o dia, e não administram o dia.

Sendo assim forme os seus hábitos de distribuição do tempo com estes elementos:

– O que gostamos e não gostamos?

– O que é mais rápido e o que é mais lento de ser feito?

– O que é mais fácil e mais difícil de ser executado?

– O que sabemos e não sabemos fazer, mas precisa ser feito?

– O que é urgente e o que importante?

Existem inúmeras metodologias para administrar estas tarefas, mas creio que uma bem simples, que pode ser aplicada sem qualquer tecnologia, é usar o quadrante abaixo para estabelecer as prioridades:

+——————-+——————–+

| Atividade B | Atividade A |

| | |

Importante| Esperar | Executar |

| Delegar | Imediatamente |

| | |

+——————-+——————–+

| Atividade D | Atividade C |

| | |

Secundário| Pode ser | Executar em |

| procrastinado | tempo disponível |

| | |

+——————-+———————+

Não Urgente Urgente

Todas as tarefas e atividades que estiverem no quadrante A, deverão ter alta prioridade, pois são Importantes e Urgentes: estas devem ter atenção redobrada.

Cada tarefa que estiver dentro de um determinado quadrante dever ter a atenção proporcional à respectiva importância e urgência.

Outro método importante é o GTD ( Getting Things Done), muito aplicado nos EUA, que consiste resumidamente em três elementos:

• Use uma agenda: a agenda deve conter tudo que você tem que fazer, lembrar ou cobrar em um determinado dia ou semana. O critério para os agendamentos é “do or die” (“faça ou morra”) e não uma lista de desejos.

• Faça um planejamento semanal: escolha uma hora de qualquer dia e faça um planejamento semanal bem estruturado. Revise a semana que passou; cheque quantas reuniões você tem; se precisar preparar algo para reuniões, bloqueie o calendário; revise sua lista de projetos e questione-se o que você precisa fazer para cada um deles na próxima semana; revise outras listas e verifique as respectivas providências. “Se a semana ficou factível, você terá uma semana produtiva. Do contrário, retire algumas tarefas do seu calendário”, recomenda Welter.

• Crie uma biblioteca de informações: formule diversas listas – de todos os projetos, com tarefas a fazer ou documentos a providenciar; dos assuntos a tratar com terceiros; das atividades de trabalho pontuais, sem data nem horário; das tarefas da sua vida pessoal; de itens que esperam resposta; de tópicos variados, como livros que deseja ler ou filmes que quer assistir.

Então, não deixe que coisas IMPORTANTES se tornem coisas URGENTES – isso destruirá o seu planejamento e consumirá um tempo excessivo.

Agora, quando vir um profissional fazendo mais do que é possível, não ache que o mesmo é um workaholic (profissional que só pensa em trabalhar); tente entender como o mesmo administra o seu tempo no trabalho e no pessoal.

Tenho certeza absoluta que você aprenderá muito apenas observando os feras na gestão do tempo.

Artigo publicado, no Portal Administradores, em 25/11/2013 às 10:48

Ladmir Carvalho, Presidente e Fundador da Alterdata Software e da Tech4Me | Palestrante Nacional e Internacional | 💡 + 500 palestras realizadas